تعريف عن المكتب والوحدات التابعة له

تحقيقًا لرؤية المملكة 2030 واستنادًا إلى برنامج التحول الرقمي الذي يعد أحد برامج الرؤية الأساسية لبناء مجتمع ووطن رقمي، فإن جامعة الحدود الشمالية تسعى إلى أن تصبح جامعة رقمية رائدة يفخر بها الوطن من خلال مواكبة التحول الرقمي سواءً على مستوى المخرجات الفنية أو الإدارية.

في سبيل تحقيق ذلك، تم إنشاء عمادة تقنية المعلومات ووضع أهدافها الاستراتيجية لتلبية متطلبات عملية التحول الرقمي، ولأهمية تنفيذ مشاريع التحول الرقمي بفاعلية ودقة وتكامل مع الخطة الاستراتيجية للجامعة، تم إنشاء مكتب إدارة المشاريع بالعمادة ليكون الجهة المنوط بها التجهيز والإشراف على مشاريع التقنية بشكل عام وتحقيق كافة المتطلبات اللازمة.

الرؤية والرسالة والأهداف

رؤية المكتب:

 قيادة مشاريع التحول الرقمي بشكل فعال بما يخدم نجاح مشاريع التقنية بالجامعة

رسالة المكتب:

تطبيق المعايير العالمية وما يستجد عليها في إدارة مشاريع التحول الرقمي بالجامعة.

أهداف المكتب:

  1. توائم المشاريع مع الخطة الاستراتيجية للجامعة.
  2. التكامل التام بين المشاريع وضمان قيمة المخرجات مع ضمان عدم تكرار أي منها.
  3. الدعم الكامل لمدراء المشاريع التقنية.
  4. التطوير المستمر لبيئة العمل الفنية والتنفيذية مع مواكبة المفاهيم الجديدة واعتمادها للمشاريع المستقبلية.

 

مهام المكتب

  1. إعداد خطة استراتيجية لتطوير مكتب إدارة المشاريع والإشراف على تطبيقها.
  2. وضع الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع وتحديد طبيعة عمله (متحكم/موجه/داعم).
  3. إعداد وتطبيق منهجية العمل واختيار إطار عمل يتضمن السياسات والإجراءات والنماذج والأدوات والبرمجيات المساعدة وبما يتوافق مع المنهجيات العالمية في إدارة المشاريع (PMI).
  4. تحسين وتطوير أداء المشاريع ومخرجاتها.
  5. إعداد آلية لربط مكتب إدارة المشاريع بباقي الإدارات داخل العمادة وخارجها بشكل فاعل يضمن تكامل أعمال المكتب مع باقي الجهات.
  6. تحسين إدارة الموارد المالية والبشرية والاتصالات وإعداد التقارير بفاعلية.
  7. تعريف هيكلية حوكمة المشاريع متضمناً العمليات الإدارية والمهارات والأدوار والمسئوليات الخاصة بإدارة المشاريع.
  8. توثيق خطوات إدارة المشاريع بدءًا من إعداد الدراسات اللازمة وإعداد كراسات الشروط والمواصفات للمشاريع التي يتقرر طرحها وفق القنوات الرسمية والآليات المعتمدة.
  9. تعريف استراتيجية إدارة التغيير وخطة الاتصال.
  10. التحكم بالمبادرات والمشاريع التقنية في الجامعة مع القدرة على تحقيق تحسين شامل على كافة الأعمال.
  11. إعداد الدليل التعريفي مع التحديث والتطوير الدائم (مواكبة إصدارات PMI) على العمليات، والسياسات، والنماذج والقوالب الخاصة بالمكتب بما يتسق مع سياسات الجامعة.
  12. دعم كوادر الجامعة في مجال إدارة المشاريع مع التأكيد على نقل المعرفة.
  13. وضع الخطط التطويرية لرفع وعي ومهارات منسوبي العمادة وتغطية الفجوات.
  14. التنسيق الكامل مع مكتب البنية المؤسسية لوضع التصورات المستقبلية لاحتياجات الجامعة والتحديث الدائم عليها.
  15. المشاركة مع اللجان الفنية المسئولة عن تقييم العروض الفنية لإعداد محاضر التقييم الفنية.
  16. الإشراف الكامل على المشاريع ومتابعة حالة المخرجات والتنسيق مع الإدارة المالية أو اللجان المعنية بالعمادة والجامعة لصرف أي مستخلصات بعد اعتماد قبول المخرج.
  17. التواصل والمتابعة الدائمة مع مكتب تحقيق الرؤية وتنفيذ متطلباته.
  18. التواصل مع جهات المتابعة وقياس الأداء الخارجية بالمملكة.
  19. المشاركة في تحديد الميزانية المطلوبة لمشاريع التقنية المستقبلية بالجامعة لإدراجها ضمن ميزانية العام المالي الجديد.

 

الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع:

الصورة

 

بعض نماذج والادلة الخاصة بإدارة المشاريع

1

طلب مشروع جديد

2

نموذج تكليف مدير مشروع

3

ميثاق المشروع

4

نطاق العمل

5

الجدول الزمني

6

تقرير تقدم المشروع

 

تحديث المشاريع وحالتها ونسب الانجاز فيها وفق الجدول التالي:

م

المشروع

الوصف

نسبة الانجاز

1

تطوير وتشغيل البوابة الالكترونية الخارجية لجامعة الحدود الشمالية

مع تسارع الطلب على الخدمات التقنية والحاجة الملحة لمواكبة هذا التطور الهائل عالمياً وتحقيق كفاءة أفضل في الانفاق مع تحقيق أقصى فائدة ممكنة من الخدمات المقدمة، فإن الجامعة سعت إلى تطوير بوابتها الخارجية مع ما يتعلق بها من مواقع وصفحات فرعية بطريقة تلبي المتطلبات الحالية وتقبل التوسع في المستقبل وفق المعايير العالمية التي تعزز من تجربة المستفيد في تصفح البوابة والاستفادة من خدماتها.

90 %

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/90.png?itok=WTQVUhV5

2

ترقية ودعم وصيانة أنظمة إدارة المكتبات

استخدمت الجامعة منذ سنوات الأنظمة الإلكترونية لإدارة مكتبة الجامعة الرئيسة والمكتبات الفرعية بكافة المباني والفروع التابعة للجامعة على مستوى عال من الكفاءة، ورغبة في الحفاظ على استمرارية تقديم تلك الخدمات بجودة وكفاءة فإن الجامعة أطلقت مشروع ترقية ودعم وصيانة أنظمة إدارة المكتبات

90%

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/80.png?itok=xb1AuiI8

3

تجديد رخص الدعم الفني للخوادم والسعة التخزينية

 

نظراً لأهمية المحافظة على مكونات البيئة التقنية في الجامعة لاستكمال العملية التعليمية ومتابعة أعمال التطوير والتوسعة التقنية التي تقوم بها الجامعة وتقديم أفضل خدمات الدعم الفني وتشغيل الحاسب الآلي بالجامعة وفق أفضل الممارسات العالمية والتطورات التقنية دعت الحاجة إلى البدء في مشروع تجديد رخص الدعم الفني والسعة التخزينية.

75%

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/80.png?itok=xb1AuiI8

4

ترقية ودعم وصيانة نظامي التعاملات الالكترونية والارشفة الرقمية

BARQ

 

استخدمت الجامعة منذ سنوات الأنظمة الإلكترونية لإدارة التعاملات الإلكترونية بين جهاتها الداخلية والحرص على عمليات الأرشفة وتسهيل عمليات الوصول للملفات والتعاملات ضمن الصلاحيات المحددة سلفاً بالنظام على مستوى عال من الكفاءة، ورغبة في الحفاظ على استمرارية تقديم تلك الخدمات بجودة وكفاءة فإن الجامعة أطلقت هذا المشروع بهدف ترقية ودعم وصيانة الأنظمة

98%

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/98.png?itok=buWBk6BH

5

تشغيل وصيانة أنظمة الحاسب الالي

تهدف جامعة الحدود الشمالية كإحدى الجامعات الرائدة في المملكة العربية السعودية إلى توفير الكوادر البشرية المؤهلة فنياً في صيانة وتشغيل أنظمة الجامعة بما يتناسب مع خطط إدارة الجامعة متمثلة في عمادة تقنية المعلومات والمحافظة على كفاءة تلك الأنظمة بما يضمن استمرارية العمل وعدم تعطلها حسب الخطط الاستراتيجية وبحسب أحدث المواصفات القياسية العالمية.

22%

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/80.png?itok=xb1AuiI8

6

توريد وتركيب وتشغيل نظام الحضور والانصراف

 

 

 

 

 

 

تهدف الجامعة للقيام بتوفير أجهزة الحضور والانصراف بجميع المباني الخاصة بجامعة الحدود الشمالية) شطري البنين والبنات (وذلك بكل من مدن عرعر – رفحاء – العويقيلة – طريف مع توفير النظام المناسب والتدريب على النظام وتقديم الضمان وخدمات الصيانة والدعم الفني لأجهزة الحضور والانصراف وعمليات الربط والتكامل مع أنظمة الجامعة الداخلية

36%

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/90.png?itok=WTQVUhV5

7

توريد وتركيب وتشغيل معامل الحاسب الالي

تحقيقاً لرؤية المملكة 2030 واستناداً الى برنامج التحول الرقمي على مستوى المخرجات التعليمية والفنية مع ضمان توفير بنية تحتية قوية ومنصات وخدمات الكترونية ذات كفاءة عالية وجودة متميزة تلبي الاحتياج السريع والمتزايد لمجتمع الاعمال في الجامعة ورغبة في الحفاظ على استمرارية تقديم الخدمات الالكترونية بجودة وكفاءة أطلقت الجامعة مشروع توريد وتركيب وتشغيل معامل الحاسب الالي.

5%

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/80.png?itok=xb1AuiI8

8

الدعم الفني لأنظمة البنية التحتية لمركز البيانات

التزامًا من الجامعة بتوفير بنية تحتية قوية ومنصات وخدمات إلكترونية ذات كفاءة عالية وجودة متميزة، تلبي الاحتياج السريع والمتزايد لمجتمع الأعمال في الجامعة، فقد أنشأت الجامعة منذ سنوات مركز بيانات على مستوى عال من الكفاءة، ورغبة في الحفاظ على استمرارية تقديم خدمات مركز البيانات بجودة وكفاءة فإن الجامعة أطلقت مشروع الدعم الفني لأنظمة البنية التحتية لمركز البيانات

44%

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/80.png?itok=xb1AuiI8

9

تجديد رخص الدعم لخوادم مركز البيانات (HP Synergy)

نظراً لأهمية المحافظة على مكونات البيئة التقنية في الجامعة لاستكمال العملية التعليمية ومتابعة أعمال التطوير والتوسعة التقنية التي تقوم بها الجامعة وتقديم أفضل خدمات الدعم الفني وتشغيل الحاسب الآلي بالجامعة وفق أفضل الممارسات العالمية والتطورات التقنية دعت الحاجة إلى البدء في مشروع تجديد رخص الدعم لخوادم مركز البيانات.

5%

 

               

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/98.png?itok=buWBk6BH

التنفيذ متقدم على خطة المشروع

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/80.png?itok=xb1AuiI8

التنفيذ متماشي مع الخطة

https://deanship-information-technology.nbu.edu.sa/sites/default/files/styles/ckeditor_large/public/2022-04/90.png?itok=WTQVUhV5

التنفيذ متماشي مع الخطة مع توقعات بتأخير بعض المهام

يوجد تأخير و الوضع حرج