إدارة الشؤون الادارية والمالية
تعمل إدارة الشؤون الإدارية والمالية على إنجاز ومتابعة المعاملات الإدارية باستخدام نظام الاتصالات الإدارية، بالإضافة إلى متابعة الطلبات الإدارية والمالية المتعلقة بمنسوبي العمادة طبقاً للإجراءات المعمول بها نظاماً. كما تقوم هذه الإدارة بمتابعة إعداد الميزانية وإعداد التقارير المالية الدورية والسنوية. كما تقوم الإدارة بتأمين مستلزمات العمل لكافة إدارات ووحدات العمادة بالفرع الرئيسي بمدينة عرعر او الفروع، وتسعى للقيام بالمتابعة المستمرة للعمل وتقييم أداء منسوبي العمادة. بالإضافة الى ذلك، تنسد الى هذه الإدارة متابعة كافة المستودعات التابعة للعمادة والقيام بالجرد الدوري لها ومراجعة البيانات الخاصة بالأصول التقنية على النظام المخصص لذلك، واستلام الواردات من معدات تقنية او برمجيات من الشركات المتعاقدة مع عمادة تقنية المعلومات وتسليم العهد والاعيان الى منسوبي العمادة. تتكون إدارة الشؤون الإدارية والمالية من الوحدات التالية: وحدة الشؤون الإدارية، وحدة الشؤون المالية، وحدة إدارة الأصول والمخزون.
وحدة الشؤون الإدارية
تتلخص مهام وحدة الشؤون الإدارية في الآتي:
- انجاز ومتابعة المعاملات الإدارية بالعمادة.
- متابعة كشوفات الحضور والانصراف، والرفع بها لمدير إدارة الشؤون المالية والإدارية.
- نشر ثقافة العمل وتفعيل برامج التدريب المتخصصة والمعتمدة وذلك لرفع أداء منسوبي العمادة إدارياً وتقنياً وذلك بالتنسيق مع وحدة التطوير والجودة بالعمادة.
- متابعة طلبات منسوبي العمادة من تقييم وإجازات، ومباشرة مهام العمل وترقيات.
- تصدير ومتابعة المعاملات الإدارية الصادرة والواردة على العمادة باستخدام نظام الاتصالات الإدارية.
- تعميم التقارير وأرشفة المعاملات والخطابات الصادرة والواردة على العمادة.
وحدة الشؤون المالية
تتلخص مهام وحدة الشؤون الإدارية في الآتي:
- التنسيق والمتابعة مع الجهات المعنية بالعمادة وخارجها لإعداد ميزانية العمادة.
- التنسيق ومتابعة إجراءات استلام وتسليم العهد المتعلقة بمنسوبي العمادة.
- متابعة الطلبات المالية المتعلقة بمنسوبي العمادة طبقاً للإجراءات المعمول بها نظاماً.
- إعداد التقارير المالية الدورية والسنوية للعمادة.
- مراجعة وتدقيق وحفظ وارشفة الملفات المالية والمستخلصات الخاصة بالشركات المتعاقدة مع عمادة تقنية المعلومات.
وحدة إدارة الأصول والمخزون
تتلخص مهام وحدة إدارة الأصول والمخزون في الاتي:
- إدارة جميع أصول تقنية المعلومات والتي تشمل جميع البرامج والأجهزة والمعدات والأصول الرقمية، من خلال نظام إدارة الأصول.
- القيام بعمليات الاستلام للأصول التقنية الموردة من قبل الشركات المتعاقدة مع عمادة تقنية المعلومات او المستودعات الخاصة بالجامعة وتسجيلها بنظام إدارة الأصول، وتخزينها بالمستودعات الخاصة بالعمادة وفقًا للأنظمة واللوائح المعتمدة للجامعة.
- تتولى الوحدة مهمة تسليم المعدات التقنية المخزنة بالمستودعات للوحدات المستفيدة داخل العمادة وفق آلية تنظيمية محددة.
- القيام بعملية جرد ربع سنوي لكافة الأصول المخزنة بالمستودعات والتأكد من مطابقاتها في نظام إدارة الأصول.
- القيام بعملية جرد سنوي لكافة الأصول التقنية والتأكد من مطابقاتها في نظام إدارة الأصول.